您的位置 > 如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门同事，就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问题是：要如何响应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础？
首先，你要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到另一个更好的解决方法，有没有可能找到其它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解决问题。
这时候的回答不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无故的一再找上你，请求你的帮忙。
3.主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担
“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆的工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上？你有没有适当的反应真实的情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支持才能在期限内完成。
当你做好以上的准备时，再开始与老板面对面讨论，你可以问说：“未来几天或几星期内必须先达成哪三个目标？”或是直接告诉他：“我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目，想听听你的建议？”总而言之，把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅可以减少自己的工作负担，更可以提醒老板，让他了解你的实际工作量。
最后提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。
4.报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据商业心理顾问公司（psychology for business）的心理学家约翰?维佛（john weaver）所进行的研究显示，有10％到15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的资料不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。
其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速的做决策，”这是詹森访问多位资深主管对于演示文稿内容的要求时，所得到的一致结论。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。如果你是老板的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不该跟随竞争对手降价，还是要逆势操作？
此外，向老板报告时，要能精准的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被打断，老板可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。所以，如果你有30分钟的时间，只要准备10分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。
如果报告的主题是关于长期的规划，要记住：过去以及未来的90天是最重要的。如果你要制作10页的演示文稿，报告未来一年的年度规划，未来90天的计划应该占9页的内容，需要详细的说明，至于其余的部分只要1页就可以。
此外，如果你希望得到老板的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷懒，把责任推给老板。举例来说，如果你希望老板支持你的提案，你应该条列已经完成的工作项目，而后提出未来30到60天之内需要老板协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。
5.演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间
powerpoint的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断的在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的powerpoint。有多少人能记得108页的内容？
一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：
――你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？
――听众会有什么样的感受？
――你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？